En una sentencia reciente, el Tribunal Supremo ha sentado un precedente sobre quién debe justificar ante Hacienda las dietas y gastos de desplazamiento de los empleados. La resolución deja claro que la responsabilidad recae directamente sobre los empleadores, incluidos los trabajadores autónomos, y no sobre los empleados que reciben estas asignaciones. Es decir, los autónomos deben justificar las dietas y otros gastos como desplazamientos de sus empleados ante Hacienda.
Los autónomos, responsables de justificar los gastos laborales ante Hacienda
Hasta ahora, muchos empleados eran requeridos por la Agencia Tributaria para demostrar que habían incurrido en los gastos por los que recibían exenciones en su declaración de la renta. Sin embargo, con la sentencia 110/2025, el Supremo pone fin a esta práctica y determina que es el empleador quien debe probar que los importes por dietas o desplazamientos fueron realmente abonados con motivo laboral y en días y lugares concretos.
Esto afecta especialmente a los autónomos con empleados, quienes ahora tienen que asumir la carga probatoria de estos gastos si quieren que estén exentos de IRPF. La medida refuerza la necesidad de que los negocios dispongan de una política clara de registro y documentación de todos los movimientos relacionados con dietas y desplazamientos.
Claves de la sentencia para autónomos
- ¿Qué cambia? La Administración ya no puede exigir al trabajador que justifique los gastos. Debe hacerlo el autónomo empleador.
- ¿Qué se debe justificar? La realidad del desplazamiento, el día, el lugar y el motivo laboral del gasto.
- ¿Por qué es importante? Una falta de acreditación por parte del empleador podría suponer sanciones o la pérdida del beneficio fiscal, afectando indirectamente al trabajador.
Normativa que ampara la exención de dietas
La exención de estos pagos está contemplada en la Ley 35/2006 del IRPF y en su Reglamento, específicamente en los artículos 17.1 d) y 9 a), donde se detallan los importes máximos diarios que pueden considerarse exentos: desde 15 euros por manutención hasta 93 euros diarios en caso de viajes con pernocta.
Para que esta exención se aplique correctamente, el autónomo debe disponer de documentación que acredite el desplazamiento profesional, así como los justificantes del gasto y la naturaleza del trabajo realizado fuera del centro habitual.
Recomendación: elaborar una política de gastos clara
Este fallo del Supremo obliga a los autónomos a dar un paso más allá en la gestión interna. Se recomienda crear una política formal de gastos y dietas que incluya:
- Protocolos para solicitar, registrar y archivar los desplazamientos.
- Plantillas de informes de viajes de trabajo.
- Requisitos para adjuntar facturas o tickets válidos.
La nueva doctrina del Tribunal Supremo refuerza la importancia de una gestión fiscal rigurosa para los negocios. La obligación de justificar dietas y desplazamientos recae en los autónomos, no en sus empleados, por lo que es fundamental prepararse con sistemas de control y documentación adecuados. Esta medida puede evitar conflictos con Hacienda y proteger tanto al empleador como al trabajador de eventuales sanciones o reclamaciones fiscales injustificadas.
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